إجراءات التشغيل والمعايير القياسية  لمطالبات إرجاع قطع الغيار بالجملة

أ‌.    يُلزم التاجر برفع مطالبة عبر منصة (الهايبرس) في حال وجود فروقات بعد استلام الشحنة خلال ٧ أيام عمل من فاتورة المبيعات لجميع أنواع المطالبات ما عدا القطع التالفة بسبب الناقل (DT) والطلبيات الخطأ (OE).
ب‌.    يُلزم  التاجر برفع مطالبة عبر منصة نظام (الهايبرس) بعد استلام الشحنة في حال وجود تلف بسبب الناقل (DT)  او نقص في عدد الصناديق(MC) خلال ٣ أيام عمل من استلام الشحنة.
ت‌.    يُلزم  التاجر برفع مطالبة عبر النظام خلال ١٤ يوم من فاتورة المبيعات في حال  كانت المطالبة من نوع طلبية خطأ (OE).
ث‌.    رد قسم المرتجعات بالقبول المبدئي أو الرفض خلال ٥ أيام عمل من استلام الطلب في النظام.
ج‌.    يُلزم التاجر بإرجاع القطع لقسم المرتجعات لفحصها خلال ٥ أيام عمل في حال تم القبول المبدئي للمطالبة.
ح‌.    رد قسم المرتجعات بالقبول النهائي أو الرفض خلال ٥ أيام عمل بعد استلام وفحص القطع المرتجعة.
خ‌.    البدأ في إجراءات الدفع وإصدار إشعار دائن خلال ٥ أيام عمل في حال تمت الموافقة النهائية على المطالبة، واستلام القطع في النظام.
د‌.    يُلزم التاجر بإرجاع القطع في حالة قابلة للبيع الطلبية الخطأ (OE) و خطأ في التحضير (P) ، إذا تبين وجود خلل  في القطع غير ما ذكره التاجر تُرْفَض المطالبة وتُرْجَع القطع.
ذ‌.    يُلزم إرفاق المستندات المطلوبة أثناء رفع الطلب.
ر‌.    يُلزم التاجر باستلام القطع المرفوضة، وفي حال وجود ملاحظات ، ينبغي التواصل مع قسم عمليات مبيعات الجملة عبر البريد الإلكتروني ALJAWParts@alj.com.
ز‌.    يُلزم التاجر بتحديد رقم الصندوق (HU) في حال كانت المطالبة من نوع زيادة (E)، نقص (S) أو تحضير خطأ (P).
س‌.    بعد الحصول على الموافقة المبدئية لإرجاع القطع للمسودعات المركزية في جدة والرياض يُلزم التاجر بإرفاق نموذج موافقة الإرجاع مع القطع التي تمت الموافقة لإرجاعها 
العطلات الرسمية: تُطبَّق المدد المحددة لكافة الإجراءات وفقًا لما هو وارد في الجدول أعلاه، ويُستثنى من ذلك العُطل الرسمية، الأعياد، وأيام الجرد السنوي للمستودعات المركزية في كلٍ من جدة والرياض.

أ‌.    يُلزم التاجر بالفحص وقت التسليم قبل مغادرة السائق.
ب‌.    يُلزم التاجر بالفحص الخارجي للصندوق(HU) قبل التوقيع على مذكرة الإرسال.
ت‌.    يُلزم التاجر بالفحص الداخلي والخارجي للقطعة إذا كانت ( زجاج أو صدام أو هيكل) قبل التوقيع على مذكرة الإرسال.
ث‌.    يُمنع إزالة أي ملصق على القطعة، الصندوق(HU) أو الغلاف.
ج‌.    يُلزم التاجر بكتابة رقم الصندوق (HU) وتدوين الملاحظة على مذكرة الإرسال مع أخذ توقيع السائق في حال وجود نقص في عدد الصناديق (MC)  أو تلف بسبب الناقل (DT) اثناء الاستلام.
ح‌.    يُلزم التاجر في حال وجود تلف بسبب الناقل  (DT)اثناء التسليم استلام الصندوق، ويحرص على كتابة الملاحظة على مذكرة الإرسال بحالة الصندوق، تلف من الداخل، الخارج أو كليهما مع أخذ توقيع السائق على الملاحظة وكتابة التاريخ.
خ‌.    في حال وجود ملاحظة على القطع اثناء الاستلام ورفض السائق التوقيع على مذكرة الإرسال ينبغي عدم تسليمه مذكرة الارسال والتواصل مع إدارة النقل عبر عنوان البريد الإلكتروني transportationdepartment@alj.com.
د‌.    يُلزم تحديد رقم الصندوق (HU) على مذكرة الارسال في حالة وجود صندوق مفقود(MC)، تالف بسبب الناقل(DT).

يُصْدَر إشعار دائن بناءً على القطع المستلمة وفحص الجودة بعد الاستلام خلال ٥ أيام عمل بعد استلام القطع في المستودع.

أ‌.    الزجاج، الصدامات، والقطع الكهربائية غير قابلة للإرجاع.
ب‌.    قطع غير قابلة للبيع (خدش، تلف..الخ).                 
ت‌.    القطع التي تم استخدامها أو تركيبها.
ث‌.    القطع غير المغلفة بالتغليف الأصلي أو بدون ملصق رقم القطعة.        
ج‌.    قطع الضمان  تُرْجَع بموجب سياسة الضمان بالتنسيق مع قسم دعم قطع الغيار عبر البريد psdparts@alj.com.
ح‌.    طلبيات اليابان (Backorder) باستثناء القطع التي تجاوزت المدة المحددة لوصولها من اليابان.
 

أ‌.    عدم إرفاق المستندات الداعـمة. 
ب‌.    الصناديق المفتوحة في حالة (طلبية خطأ).
ت‌.    عدم أخذ توقيع السائق على مذكرة الإرسال للقطع من نوع زجاج، صدام أو هيكل السيارة في حالات التلف بسبب الناقل(DT) أو الصندوق مفقود(MC).
ث‌.    عدم توافق القطعة المسترجعة بالقطعة المطالب بها.
ج‌.    إرجاع قطع في حالة تلف باستثناء التالف (D,DT) وغير المعروف(U).
ح‌.    المعلومات المطلوبة غير مكتملة.
خ‌.    إرجاع القطع دون تغيير حالة طلب الإرجاع من " تم حجز موعد الناقل" إلي " تم إستلام الشحنة من العميل".